¿Qué es una carta de ajuste?

Un carta de ajuste o un carta de ajuste de reclamo es una respuesta por escrito de un representante de una empresa o agencia a la carta de reclamo de un cliente. Explica cómo un problema con un producto o servicio puede (o no) resolverse.

Cómo manejar la respuesta

Si su empresa ha recibido una carta de reclamo de un cliente, querrá manejar su respuesta diplomáticamente y con la "actitud correcta" adecuada para reparar o prevenir de manera rápida y efectiva cualquier daño a su reputación. Incluso si la queja no puede resolverse exactamente como lo desea el cliente o si tiene que dar malas noticias, aún desea tomar un tono positivo y profesional. 

Andrea B. Geffner ilustra más a fondo:

"Una carta de ajuste debe comenzar con una declaración positiva, expresando simpatía y comprensión. Cerca del comienzo, debe informar al lector lo que se está haciendo, y esta noticia, buena o mala, debe ir seguida de una explicación. La carta debe terminar con otra declaración positiva, reafirmando las buenas intenciones de la compañía y el valor de sus productos, pero Nunca refiriéndose al problema original.
"Independientemente de si su empresa tiene la culpa o no, incluso el reclamo más beligerante debe responderse cortésmente. Una carta de ajuste debe no ser negativo o sospechoso; debería Nunca acusar al cliente u otorgar cualquier ajuste a regañadientes. Recuerde, la imagen y la buena voluntad de su empresa están en juego cuando responde incluso a reclamos injustificados "(" Cómo escribir mejores cartas comerciales ", 4ª ed. Barron's, 2007)

Tenga cuidado de nunca prometer algo que su empresa no puede cumplir (o una fecha límite que no puede cumplir), o eso solo agravará el problema. Transmita a su cliente que tiene en mente su interés y mantenga la puerta abierta para mantener sus negocios y para un mejor éxito en el futuro..

Incluso a medida que cambian los tiempos, algunas cosas siguen siendo ciertas. El buen asesoramiento empresarial no ha cambiado en los últimos 100 años, como se desprende del asesoramiento proporcionado por O.C. Gallagher y L.B. Moulton en "Practical Business English", de 1918: 

"Cualquier manifestación de malestar o enojo en su carta de ajuste anulará su propósito. La indiferencia hacia la queja del cliente o la demora en responderla es igualmente fatal para las relaciones comerciales. La actitud de" usted ", no el" yo "pondrá el cliente ofendido de buen humor, y abre el camino para una solución agradable de la queja. Una carta de ajuste caracterizada por la actitud de "usted" se convierte en una carta de ventas ".

Lidiando con las Quejas de Internet

El mismo tipo de asesoramiento también se aplica a la tramitación de las quejas o las malas críticas que se imponen a las empresas en Internet o en las redes sociales. Aún debe ser diplomático en su respuesta. La rapidez en la difusión de una queja es esencial, pero no apresurada.

• Recuerde que todo lo que escriba en un mensaje electrónico o publicación puede copiarse y reenviarse para que el mundo lo vea, y es realmente difícil eliminar completamente algo después de publicarlo en línea o presionar "enviar".
• Pídale a alguien que lo revise y verifique la sensibilidad cultural u otras posibles trampas antes de publicarlo..
• Corte al grano: mantenga el texto público breve y al grano. 
• Siempre tenga la cabeza fría cuando responda a las críticas en línea o, de lo contrario, el problema puede ir en espiral. Cualquier texto en línea afecta su marca y reputación.

Una resolución exitosa de una queja o reclamo también tiene la capacidad de extenderse a lo largo y ancho, aunque es probable que no sea tan rápida o ampliamente como una mala revisión o queja, desafortunadamente. 

Fuentes

Gerald J. Alred, Charles T. Brusaw y Walter E. Oliu, "The Business Writer's Handbook", 10ª ed. Macmillan, 2011.

Philip C. Kolin, "Escritura exitosa en el trabajo", novena edición. Wadsworth Publishing, 2009.