Mensajes efectivos de malas noticias en la escritura comercial

En escritura de negocios, un mensaje de malas noticias es una carta, memo o correo electrónico que transmite información negativa o desagradable, información que probablemente decepcionará, molestará o incluso enojará al lector. También se llama unmensaje indirecto o un mensaje negativo.

Los mensajes de malas noticias incluyen rechazos (en respuesta a solicitudes de empleo, solicitudes de promoción y similares), evaluaciones negativas y anuncios de cambios de políticas que no benefician al lector.

Un mensaje de malas noticias comienza convencionalmente con un mensaje neutral o positivo. buffer declaración antes de introducir la información negativa o desagradable. Este enfoque se llama plan indirecto.

Ejemplos y observaciones

• "Es mucho, mucho peor recibir malas noticias a través de la palabra escrita que alguien simplemente diciéndote, y estoy seguro de que entiendes por qué. Cuando alguien simplemente te dice malas noticias, las escuchas una vez, y ahí termina todo. . Pero cuando se escriben malas noticias, ya sea en una carta o en un periódico o en el brazo con un rotulador, cada vez que las lees, sientes como si estuvieras recibiendo las malas noticias una y otra vez ". (Lemony Snicket, Rábano picante: verdades amargas que no puedes evitar. HarperCollins, 2007)

Muestra: rechazo de una solicitud de subvención

En nombre de los miembros del Comité de Investigación y Becas, gracias por enviar una solicitud para el concurso de becas de Investigación y Becas de este año..

Lamento informar que su propuesta de subvención se encontraba entre las que no fueron aprobadas para la financiación en la primavera. Con la reducción en los fondos de subvenciones causada por los recortes presupuestarios y el número récord de solicitudes, me temo que muchas propuestas valiosas no podrían ser apoyadas.

Aunque no recibió una subvención este año, confío en que continuará buscando oportunidades de financiación tanto internas como externas..

Párrafo introductorio

• "El párrafo introductorio en el mensaje de malas noticias debe cumplir los siguientes objetivos: (1) proporcionar un amortiguador para amortiguar las malas noticias que seguirán, (2) informar al receptor de qué se trata el mensaje sin declarar lo obvio, y (3) servir como una transición en la discusión de razones sin revelar las malas noticias o llevar al receptor a esperar buenas noticias. Si estos objetivos se pueden lograr en una oración, esa oración puede ser el primer párrafo "(Carol M. Lehman y Debbie D Dufrene, Comunicacion de negocios, 15ª ed. Thomson, 2008)

Párrafos del cuerpo)

• "Entregue las malas noticias en el cuerpo del mensaje. Explíquelas de manera clara y concisa, y explique las razones brevemente y sin emociones. Evite las disculpas; debilitan su explicación o posición. Intente incluir las malas noticias en un soporte, no en el tema, oración de un párrafo. Además, intente integrarlo en una cláusula subordinada de una oración. El propósito no es ocultar las malas noticias, sino suavizar su impacto ". (Stuart Carl Smith y Philip K. Piele, Liderazgo escolar: manual para la excelencia en el aprendizaje de los estudiantes. Prensa de Corwin, 2006)

Clausura

• "El cierre de un mensaje que contenga noticias negativas debe ser cortés y útil. El propósito del cierre es mantener o reconstruir la buena voluntad ... El cierre debe tener un tono sincero. Evite los cierres utilizados en exceso como Si tiene alguna pregunta, no dude en llamar... Ofrezca al receptor otra opción ... Presentar otra opción cambia el énfasis de las noticias negativas a una solución positiva "(Thomas L. Significa, Comunicaciones de negocios, 2da ed. Educativo del Suroeste, 2009)