Estructura de una carta formal

Las letras formales en inglés se están reemplazando rápidamente por correo electrónico. Sin embargo, la estructura de cartas formales que aprende todavía se puede aplicar a correos electrónicos comerciales y otros correos electrónicos formales. Siga estos consejos de estructura para escribir cartas comerciales y correos electrónicos formales efectivos.

Un propósito para cada párrafo

Primer párrafo: El primer párrafo de las cartas formales debe incluir una introducción al propósito de la carta. Es común agradecer primero a alguien o presentarse.

Estimado señor Anders,

Gracias por tomarse el tiempo de reunirse conmigo la semana pasada. Me gustaría seguir nuestra conversación y hacerle algunas preguntas..

Párrafos del cuerpo: El segundo y siguientes párrafos deben proporcionar la información principal de la carta y basarse en el propósito principal del primer párrafo introductorio..

Nuestro proyecto avanza según lo programado. Nos gustaría desarrollar un programa de capacitación para el personal en las nuevas ubicaciones. Con este fin, hemos decidido alquilar un espacio en el centro de exposiciones de negocios local. El personal nuevo será entrenado por nuestros expertos en personal durante tres días. De esta forma, podremos satisfacer la demanda desde el primer día..

Párrafo final: El párrafo final debe resumir brevemente la intención de la carta formal y terminar con un llamado a la acción..

Gracias por considerar mis sugerencias. Espero tener la oportunidad de discutir este asunto más a fondo..

Detalles de la carta formal

Abrir con una expresión de dirección formal, como:

Estimado señor, señora (señora, señorita) - si conoce el nombre de la persona a la que le está escribiendo. Utilizar Querido señor, señora si no sabe el nombre de la persona a la que le está escribiendo, o A quien le interese

Siempre usa Sra para mujeres a menos que se le solicite específicamente usar señora o Perder.

Comenzando su carta

Primero, proporcione una razón para escribir. Si está comenzando a mantener correspondencia con alguien sobre algo o solicita información, comience por proporcionar una razón para escribir:

• Le escribo para informarle sobre ...
• Le escribo para preguntar / preguntar sobre ...
• Le escribo para preguntar sobre información para pequeñas empresas..
• Le escribo para informarle que aún no hemos recibido el pago por ...

Con frecuencia, se escriben cartas formales para expresar gracias. Esto es especialmente cierto cuando escribe en respuesta a una consulta de algún tipo o cuando escribe para expresar su agradecimiento por una entrevista de trabajo, una referencia u otra asistencia profesional que haya recibido. 

Aquí hay algunas frases útiles de gratitud:

• Gracias por su carta de (fecha) preguntando sobre ...
• Nos gustaría agradecerle por su carta de (fecha) solicitando / solicitando información sobre ...
• En respuesta a su carta de (fecha), nos gustaría agradecerle su interés en ...

Ejemplos:

• Me gustaría agradecerle por su carta del 22 de enero solicitando información sobre nuestra nueva línea de cortadoras de césped..
• En respuesta a su carta del 23 de octubre de 1997, nos gustaría agradecerle su interés en nuestra nueva línea de productos..

Use las siguientes frases cuando solicite ayuda:

• Estaría agradecido si pudieras + verbo
• ¿Te importaría + verbo + ing
• ¿Sería demasiado pedir que ...

Ejemplos:

• Le agradecería que me enviara un folleto.
• ¿Te importaría llamarme durante la próxima semana??
• ¿Sería demasiado pedir que nuestro pago se posponga por dos semanas??

Las siguientes frases se utilizan para ofrecer ayuda:

• Estaría feliz de + verbo
• Estaríamos encantados de + verbo

Ejemplos:

• Estaré encantado de responder cualquier pregunta que tenga.
• Estaremos encantados de ayudarlo a encontrar una nueva ubicación.

Adjuntando documentos

En algunas cartas formales, deberá incluir documentos u otra información. Use las siguientes frases para llamar la atención sobre cualquier documento adjunto que pueda haber incluido.

• Adjunto por favor encuentre + sustantivo
• Adjunto encontrará ... + sustantivo
• Adjuntamos ... + sustantivo

Ejemplos:

• Adjunto encontrará una copia de nuestro folleto.
• Adjunto encontrará una copia de nuestro folleto.
• Adjuntamos un folleto.

Nota: si está escribiendo un correo electrónico formal, utilice la fase: Adjunto encuentre / Adjunto encontrará.

Palabras de clausura

Siempre termine una carta formal con algún llamado a la acción o referencia a un resultado futuro que desee. Algunas de las opciones incluyen:

Una referencia a una reunión futura:

• Espero conocerte / verte
• Espero conocerte la próxima semana.

Una oferta de ayuda adicional

• No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta sobre este asunto..
• Si necesita más ayuda, contácteme.

Un cierre de sesión formal

Firme la carta con una de las siguientes frases:

• Atentamente,
• Tuyo sinceramente,

Menos formal

• Los mejores deseos.
• Atentamente.

Asegúrese de firmar su carta a mano seguida de su nombre escrito.

Formato de bloque

Las letras formales escritas en formato de bloque colocan todo en el lado izquierdo de la página. Coloque su dirección o la dirección de su empresa en la parte superior de la letra a la izquierda (o utilice el membrete de su empresa) seguido de la dirección de la persona y / o empresa a la que está escribiendo, todas ubicadas en el lado izquierdo de la página. Presiona la tecla regresar varias veces y usa la fecha.

Formato estandar

En cartas formales escritas en formato estándar, coloque su dirección o la dirección de su empresa en la parte superior de la carta a la derecha. Coloque la dirección de la persona y / o compañía que está escribiendo en el lado izquierdo de la página. Coloque la fecha en el lado derecho de la página alineada con su dirección.