Cómo formatear y escribir una carta comercial simple

Las personas escriben cartas comerciales y correos electrónicos por una variedad de razones, tales como solicitar información, realizar transacciones, asegurar un empleo, etc. La correspondencia comercial efectiva debe ser clara y concisa, de tono respetuoso y con el formato adecuado. Al desglosar una carta comercial en sus componentes básicos, puede aprender a comunicarse de manera efectiva y mejorar sus habilidades como escritor.

Los basicos

Una carta comercial típica contiene tres secciones, una introducción, un cuerpo y una conclusión.. 

1. La introducción: La introducción indica a quién se dirige el escritor. Si le escribes a alguien que no conoces o que has conocido solo brevemente, la introducción también puede ser una breve razón de por qué estás escribiendo. Por lo general, la introducción solo tiene una o dos oraciones de longitud.
2. El cuerpo: El cuerpo de las letras es donde declaras tu negocio. Esta sección puede ser tan corta como unas pocas oraciones o varios párrafos de longitud. Todo depende del grado de detalle necesario para describir el tema en cuestión..
3. La conclusión: La conclusión es la sección final donde llamarás para acciones futuras. Esta puede ser una oportunidad para hablar en persona, solicitar información adicional o realizar una transacción. Al igual que la introducción, esta sección no debe ser más que una o dos oraciones y debe aclarar lo que le gustaría de la persona que lee su carta.

La introducción

El tono de la introducción depende de su relación con el destinatario de la carta. Si te diriges a un amigo cercano o un colega de negocios, usar su primer nombre es aceptable. Pero si le escribe a alguien que no conoce, lo mejor es dirigirse formalmente en el saludo. Si no sabe el nombre de la persona a la que le está escribiendo, use su título o una forma general de dirección.

Algunos ejemplos:

• Estimado director de personal
• Estimado señor o señora
• Estimado Dr., Sr., Sra., Sra. (Apellido)
• Estimado Frank (use esto si la persona es un contacto comercial cercano o amigo)

Escribir a una persona específica siempre es preferible. En términos generales, use Sr. cuando se dirija a hombres y Sra. Para mujeres en el saludo. Solo use el título de Doctor para aquellos en la profesión médica. Si bien siempre debe comenzar una carta comercial con la palabra "Estimado", hacerlo es una opción para los correos electrónicos comerciales, que son menos formales.

Si le escribes a alguien que no conoces o que solo has conocido de pasada, es posible que desees seguir el saludo proporcionando un contexto de por qué te estás contactando con esa persona.

Algunos ejemplos:

• Con referencia a su anuncio en el Times ...
• Estoy siguiendo mi llamada telefónica ayer.
• Gracias por su carta del 5 de marzo..

El cuerpo

La mayor parte de una carta comercial está contenida en el cuerpo. Aquí es donde el escritor declara su razón para corresponder. Por ejemplo: 

• Le escribo para preguntar sobre la posición publicada en The Daily Mail..
• Le escribo para confirmar los detalles del envío en el pedido n.º 2346.
• Le escribo para disculparme por las dificultades que experimentó la semana pasada en nuestra sucursal.

Una vez que haya indicado el motivo general para escribir su carta comercial, utilice el cuerpo para proporcionar detalles adicionales. Por ejemplo, puede estar enviando a un cliente documentos importantes para firmar, disculpándose con un cliente por un servicio deficiente, solicitando información de una fuente u otra razón. Cualquiera sea la razón, recuerde usar un lenguaje cortés y cortés..

Por ejemplo:

• Estaría agradecido de reunirme con usted la próxima semana.
• ¿Tendría tiempo para una reunión la próxima semana??
• Estaría encantado de darle un recorrido por nuestras instalaciones este próximo mes.
• Desafortunadamente, tendremos que posponer la reunión hasta el 1 de junio..
• Adjunto encontrará una copia del contrato. Por favor firme donde se indica.