¿Qué es E-verificar? Cómo funciona, obligatoriedad, cómo resolver errores

El programa verificación electrónica es una herramienta gratuita en Internet del Gobierno federal que permite a las empresas y los individuos verificar individualmente, en el momento de una nueva contratación, si la persona que se ocupa está autorizada para trabajar legalmente en Estados Unidos.

E-verificar utiliza la información sobre el potencial empleado que cada empresa se registra en la planilla que se conoce como I-9 y que el empleador introduce en el programa para comparar la información de las bases de datos del Departamento de Seguridad Interna (DHS, por sus iniciales en inglés) y de la Administración de la Seguridad Social.

En apenas unos segundos se obtiene la respuesta confirmando que el potencial trabajador está autorizado o, por el contrario, que no lo está. La respuesta negativa se señala con una nota conocida como no confirmación tentativa (TNC, por sus siglas en inglés) y que equivale a una no autorización.

En este artículo se informa sobre el funcionamiento de este programa, qué empresas están obligadas a utilizar, qué hacer cuando e-verificar no confirmado que una persona está autorizada para trabajar y, finalmente, cómo cualquier persona puede verificar qué información tiene este programa sobre ella.

Cómo funciona e-verifique

Las empresas o los accidentes individuales pueden darse de alta y registrados gratuitamente en la página oficial del Servicio de Inmigración y Ciudadanía (USCIS, por sus siglas en inglés). Necesitan tener una mano el EIN, que es el número federal que identifica a la empresa o al empresario.

La página de inscripción brinda cuatro formas de acceso, que depende de las circunstancias de la empresa. Es importante seguir las instrucciones y darse de alta en la opción correcta. Precisamente porque puede ser confuso, muchas empresas prefieren utilizar los servicios de compañías privadas que actúan como agentes de verificación electrónica.

En todo caso, las empresas deben firmar electrónicamente un contrato que se conoce por las iniciales de MOU (Memorándum de Entendimiento, por sus iniciales en inglés) y que regula el uso que se puede hacer de e-verify.

Por último, cabe destacar que e-verificar solamente se puede utilizar para verificar información sobre nuevos empleados, nunca sobre personas que ya están trabajando para una empresa.

Qué empresas están obligadas a utilizar e-verify

En este punto, la respuesta no es fácil ni única, ya que la obligatoriedad o no de e-verificar está regulada por las leyes federales y los protocolos, lo que tiene como una de sus consecuencias que pueden afectar las diferencias entre estados. En todo caso, en la actualidad más de un millón de empresas utilizadas este programa.

En primer lugar, todas las empresas pueden libremente y de forma gratuita utilizar el servicio de verificación electrónica, así como lo desean, para que todos los empleados que contratan tengan papeles para trabajar legalmente en Estados Unidos. Esto aplica a los 50 estados de la Unión y también a sus territorios, como por ejemplo Puerto Rico, aunque en este punto hay territorios, como el caso de la Samoa americana.

En cuanto a la obligación de registrar y utilizar e-verify de acuerdo a las leyes federales, afectados varios supuestos, siendo el más común el que afecta a las empresas que contratan con el gobierno federal o alguna de sus agencias.

En este caso, la regla general es que todas las empresas están obligadas, a menos que aplique algunas de las modificaciones, como es el caso de que el contrato entre el gobierno y la compañía se extienda por menos de 120 días, o el monto de la obra o servicio marítimo inferior a $ 150,000 en el trabajo se desarrolla en su totalidad fuera de los Estados Unidos.

Asimismo, esa regla se aplica en los casos de subcontrataciones y empresas afiliadas, si bien la ley permite específicamente.

Pero además existen otras reglas federales menos recientemente que también imponen el cumplimiento obligatorio de este programa. Por ejemplo, es imperativo registrar y utilizar e-verificar cuando se contrata a estudiantes internacionales con visa F-1 para el programa OPT en su opción de extensión para carreras STEM (Ciencias, Tecnología, Ingeniería y Matemáticas, por sus iniciales en inglés).

En cuanto a los estados, se pueden encontrar situaciones extremadamente diversas que van desde la prohibición de utilizar e-verificar un nivel estatal a la obligación de utilizarlo para agencias y contratistas de los gobiernos y locales, también para la mayoría de empresas privadas, incluso en el caso de que carezcan de relación de negocios con las administraciones públicas.

Debido a la gran variedad legislativa se recomienda verificar la ley que aplica en cada estado. Este artículo se limita a la situación en los siete estados con más población inmigrante y en nuestros territorios residen el 70 por ciento de los migrantes presentes en la actualidad en Estados Unidos. 

Así, en aplicación de la Ley de Aceleración del Empleo de 2011, en California está prohibido que las agencias privadas, las ciudades o los condados exijan a las empresas privadas el uso de e-verify. Además, desde 2016, las empresas que utilizan e-verificar pueden ser múltiples con un máximo de $ 10.000 si utilizan la información obtenida a través de ese sistema para una finalidad distinta a la de verificación de autorización para trabajar de una persona.

En Florida, en la aplicación de la Orden Ejecutiva 11-02, están obligados a utilizar e-verificar todas las empresas que presten servicios o vendan productos a agencias públicas.

En Illinois la ley HB1743 permite el uso de e-verificar por parte de empresas privadas pero penaliza el mal uso de la información obtenida. Además, la ley SB11 prohíbe a las agencias estatales o locales exigir el empleo de e-verify.

En Nueva Jersey y en nueva York no existen leyes ni órdenes ejecutivas regulando el empleo de e-verify, por lo tanto su aplicación a nivel estatal es voluntario.

En Pensilvania, la ley SB625 requiere el uso de e-verify para todos los contratistas y subcontratistas de obras públicas por un importe superior a $ 25.000.

En Texas, por orden ejecutiva RP-80, están obligados a utilizar e-verificar las agencias utilizadas y los contratistas con el estado. Además, en la aplicación de la ley SB374 las instituciones de educación superior, como por ejemplo universidades, están obligadas a usar este sistema.

Qué hacer si e-verificar emite una no confirmación tentativa (TNC)

El sistema puede fallar por contener información incorrecta o no actualizada. Es por ello que, ante esa situación, el empleado tiene dos opciones.

En primer lugar, aceptar la negativa, en cuyo caso el empleador recibirá por terminada la relación entre ambas partes.

Pero, en segundo lugar, puede apelar esa decisión del sistema e-verificar. En este caso, el empleador no puede posponer el inicio del trabajo o del entrenamiento, ni tampoco puede suspenderlo o aplazarlo si ya ha comenzado.

Además, el empleado debe contactar o bien con el DHS o bien con la Administración de la Seguridad Social. La opción depende de lo que diga el sistema de verificación electrónica cuando se notifica la negativa.

Si se debe contactar con el DHS, el teléfono para marcar es el 888-897-7781 y debe hacerse dentro de los ocho días laborales siguientes a la decisión de no confirmación tentativa. Deben tenerse a mano todos los datos generados por la TNC, como por ejemplo el número de caso. Además, debe esperar preguntas relacionadas con los cambios de estatus migratorios y las fechas en los que tuvieron lugar.

Por el contrario, si se debe contactar la Administración de la Seguridad Social, en ese caso se tiene que acudir en persona a una de las oficinas locales dentro de los ocho días laborales siguientes a recibir la TNC.

Entre los documentos que deben llevar, especifique la notificación de la no confirmación tentativa, una identificación que muestre el nombre, apellidos y edad, acreditación de la ciudadanía americana, si tiene, o de la tarjeta de residencia permanente, si ese es el caso.

E-verificar autocomprobación

Cualquier persona mayor de 16 años puede utilizar e-verificar para verificar si, según las bases de datos del gobierno federal, está autorizado para trabajar en Estados Unidos.

Esta opción, que se conoce popularmente como autocomprobación y está disponible en español, permite corregir posibles errores que pueden aparecer en ese programa antes de solicitar empleo en una empresa por primera vez. 

Documentos que permiten trabajar legalmente en Estados Unidos

Para finalizar, recuerda los documentos que permiten acreditar que se está autorizado para trabajar son cualquiera de los siguientes:

• Los que prueben la ciudadanía estadounidense
• La tarjeta de residencia permanente, conocida también como tarjeta verde
• El permiso de trabajo (EAD, por sus iniciales en inglés)
• Una visa vigente de trabajo o de intercambio, en estos dos últimos casos respetando siempre las condiciones específicas de cada visa.

Este es un artículo informativo. No es asesoría legal.