Minutos en escritura comercial

En escritura de negocios,Las actas son el registro oficial escrito de una reunión. Los minutos generalmente se escriben en tiempo pasado simple. Sirven como un registro permanente de los temas considerados, las conclusiones alcanzadas, las acciones tomadas y las tareas asignadas. También son un registro de qué individuos hicieron contribuciones a la reunión en términos de nuevas ideas y cómo se recibieron esas ideas. Si se vota en una reunión, las actas sirven como un registro de quién votó y quién votó en contra de una propuesta, lo que puede tenerse en cuenta en el futuro cuando las consecuencias de implementar o rechazar esa propuesta se hagan realidad..

Quién toma los minutos?

Un secretario de registro guarda algunos minutos, un empleado específicamente encargado de tomar minutos, mantener todos los registros y archivos, rastrear los registros de asistencia y votación e informar a las partes designadas apropiadas (por ejemplo, una junta directiva o la alta gerencia de un negocio). ) Sin embargo, cualquier persona que asista a una reunión puede guardar las actas y generalmente se distribuyen a todos los miembros de la unidad representada en la reunión.

Las partes principales del acta de la reunión

Muchas organizaciones usan una plantilla estándar o un formato especial para guardar minutos, y el orden de las partes puede variar.

• Bóveda-El nombre del comité (o unidad de negocios) y la fecha, ubicación y hora de inicio de la reunión.
• Participantes-El nombre de la persona que realiza la reunión junto con los nombres de todos los que asistieron a la reunión (incluidos los invitados) y aquellos que fueron excusados ​​de asistir.
• Aprobación de actas anteriores-Una nota sobre si se aprobó el acta de la reunión anterior y si se hicieron correcciones.
• Elementos de acción-Un informe sobre cada tema discutido en la reunión. Esto puede incluir asuntos pendientes de la reunión anterior. (Para cada ítem, anote el tema de la discusión, el nombre de la persona que dirigió la discusión y cualquier decisión que se haya tomado).
• Anuncios-Un informe sobre cualquier anuncio realizado por los participantes, incluidos los temas de agenda propuestos para la próxima reunión.
• Siguiente junta-Una nota sobre dónde y cuándo se realizará la próxima reunión.
• Aplazamiento-Una nota sobre la hora en que terminó la reunión.
• Línea de la firma-El nombre de la persona que preparó las minutas y la fecha en que se enviaron..

Observaciones

"Al escribir actas, sea claro, comprensivo, objetivo y diplomático. No interprete lo que sucedió; simplemente repórtelo. Debido a que las reuniones raramente siguen la agenda perfectamente, puede ser difícil proporcionar un registro exacto de la reunión. Si es necesario, interrumpir la discusión para solicitar aclaraciones.

"No grabe intercambios emocionales entre los participantes. Debido a que las actas son el registro oficial de la reunión, desea que reflejen positivamente en los participantes y la organización".
(Desde "Comunicacion tecnica,"Novena edición de Mike Markel)

Pautas para escribir actas de reuniones

• La persona que escribe las actas debe tener la capacidad de hacerlo en tiempo real a medida que avanza la reunión para que el producto final esté en forma casi final al final de la reunión.
• Las actas deben concentrarse en resultados y acciones orientadas a objetivos..
• Los buenos minutos son breves y al grano. No son relatos literales, sino resúmenes concisos y coherentes. Los resúmenes deben incluir puntos de acuerdo y desacuerdo, pero no requieren hasta el último detalle.
• Las minutas se pueden usar como material de origen para un informe o memorando, sin embargo, deben escribirse con el propósito de recapitular eventos para aquellos que asistieron a una reunión, en lugar de aquellos que no asistieron..
• Las actas deben completarse y distribuirse inmediatamente después de una reunión (la regla general es dentro de uno o dos días).

Fuente

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "La Enciclopedia del Liderazgo: Una Guía Práctica para el Liderazgo Popular."McGraw-Hill, 2001