Pautas para adoptar la actitud de usted en la escritura profesional

En correos electrónicos profesionales, cartas e informes, enfatizar lo que los lectores quieren o necesitan saber es probable que genere buena voluntad y conduzca a resultados positivos. En escritura profesional, el "tú actitud "significa mirar un tema desde el punto de vista del lector (" usted ") en lugar del nuestro (" yo "):

• Actitud: He solicitado que su pedido se envíe hoy.
• Tu actitud: Recibirá su pedido antes del miércoles.

Los "tú actitud "es más que una cuestión de jugar con pronombres o incluso de jugar bien. Es un buen negocio.

Qué hay para mi ahí dentro?

Ponte en el lugar del lector y piensa en los tipos de correos electrónicos y cartas que tú Me gusta recibir. Como cliente o cliente, la mayoría de nosotros nos preocupamos por nuestros propios intereses, es decir, "¿qué hay para mí?" Esta perspectiva es tan frecuente que a menudo se acorta a WIIFM, y es el tema de muchos artículos y conferencias para representantes de ventas y vendedores..

Cuando los escritores comerciales abordan primero el interés personal de sus clientes o clientes, existe una mayor probabilidad de que:

• El mensaje se leerá realmente
• El lector se sentirá atendido como resultado de leer el mensaje
• El mensaje ayudará a forjar una relación comercial / cliente más sólida

Por el contrario, un mensaje elaborado desde la perspectiva del "yo" (el negocio) descuida el interés propio del cliente. Como resultado, es probable que cree más distancia entre la empresa y el cliente..

Cinco pautas para escribir con la "actitud de usted"

• Establezca una relación buena y respetuosa con sus lectores dirigiéndose directamente a ellos, escribiendo en voz activa y utilizando la segunda persona (tu, tu, y tuyo), no solo el primero (Yo, yo, mio, nosotros, nosotros, y la nuestra).
• Intenta empatizar con tus lectores. Pregúntese: qué quieren, qué necesitan saber, y que hay para ellos?
• En lugar de centrarse en su producto, su servicio o usted mismo, haga hincapié en cómo lectores se beneficiará de cumplir con su mensaje.
• Gana el respeto de tus lectores siendo cortés, discreto y amable..
• Y finalmente, si alguna vez se siente tentado a escribir "debería ir sin decir", reprima el impulso.

Comparando "Me Attitude" a "You Attitude" Writing

La redacción de "Yo actitud" comienza con las necesidades del negocio en lugar de las necesidades del cliente. Por ejemplo, compare estas dos descripciones de la misma situación:

• Para completar nuestro inventario a tiempo, cerraremos temprano el 14 de diciembre. Por favor planee comprar temprano ese día.
• Lo invitamos a comprar temprano el 14 de diciembre para que podamos satisfacer sus necesidades antes de nuestro cierre anticipado.

En el primer caso, el escritor está pidiendo a los clientes que ayuden al negocio comprando temprano. En el segundo caso, el escritor está invitando a los clientes a obtener los productos y la atención al cliente que necesitan comprando temprano. Si bien la información comunicada es la misma en ambos casos (estamos cerrando temprano), el mensaje es completamente diferente.