Cartas de reclamo por escrito comercial

Una carta de reclamoes una carta persuasiva enviada por un cliente a un negocio o agencia para identificar un problema con un producto o servicio y también puede ser referida como una carta de queja. 

Normalmente, una carta de reclamo se abre (y a veces se cierra) con una solicitud de ajustes, como un reembolso, reemplazo o pago por daños, aunque puede preferirse un párrafo de apertura cordial sobre la transacción o el producto.

Como método de redacción comercial, las cartas de reclamo se envían como una forma de comunicación legalmente vinculante que puede servir como evidencia si un reclamo se lleva a los tribunales. En la mayoría de los casos, las comparecencias ante el tribunal no son necesarias porque el destinatario comercial generalmente redacta una respuesta en forma de una carta de ajuste, que resuelve el reclamo.

Elementos principales de una carta de reclamo

La mayoría de los profesionales y académicos de negocios están de acuerdo en que una carta de reclamo básica debe incluir cuatro elementos centrales: una explicación clara de la queja, una explicación de qué conflicto ha causado o las pérdidas sufridas a causa de ella, una apelación a la honestidad y la imparcialidad, y una declaración de lo que consideraría un ajuste justo a cambio.

La precisión en la explicación es fundamental para que el reclamo se resuelva de manera rápida y efectiva, por lo que un redactor de reclamos debe proporcionar tantos detalles sobre la defectuosidad de un producto o la falla en el servicio recibido, incluida la fecha y la hora, el monto es el costo y el recibo o el pedido número y cualquier otro detalle que ayude a definir exactamente qué salió mal.

El inconveniente que ha causado esta falla y una apelación a la humanidad y la compasión del lector son igualmente importantes para obtener lo que el escritor quiere del reclamo. Esto proporciona al lector la motivación para actuar sobre la solicitud del escritor con prontitud a fin de rectificar la situación y mantener al cliente como cliente..

Como R.C. Krishna Mohan escribe en "Correspondencia comercial y redacción de informes" que para "asegurar una respuesta rápida y satisfactoria, una carta de reclamo generalmente se escribe al jefe de la unidad o al departamento responsable del error". 

Consejos para una carta efectiva

El tono de la carta debe mantenerse al menos a un nivel informal de negocios, si no formal de negocios, para mantener un profesionalismo a la solicitud. Además, el escritor debe escribir la queja con el supuesto de que la solicitud se otorgará al recibirla.

L. Sue Baugh, Maridell Fryar y David A. Thomas escriben en "Cómo escribir correspondencia comercial de primera clase" que debe "hacer su reclamo con precisión y tacto", y que es mejor "evitar amenazas, acusaciones o velados insinúa qué harás si el asunto no se resuelve de inmediato ".

La amabilidad recorre un largo camino en el mundo del servicio al cliente, por lo que es mejor apelar a la humanidad del destinatario al afirmar cómo el problema lo ha afectado personalmente en lugar de amenazar con boicotear a la empresa o difamar su nombre. Los accidentes ocurren y se cometen errores: no hay razón para ser incivilizado.