El papel de un receptor en una comunicación clara y efectiva es importante

En el proceso de comunicación, el "receptor" es el oyente, lector u observador, es decir, el individuo (o el grupo de individuos) a quien se dirige un mensaje. El receptor también se llama "audiencia" o decodificador..

La persona que inicia un mensaje en el proceso de comunicación se llama "remitente". En pocas palabras, un mensaje "efectivo" es uno que se recibe de la manera que el remitente pretendía. Pueden surgir problemas en ambos extremos que impiden que el mensaje deseado llegue al receptor.

El mensaje y los posibles problemas

Por ejemplo, Paige le hace una pregunta a Bill verbalmente. El mensaje viaja por el aire, el "canal", hasta los oídos de Bill. El responde. Paige es el remitente, la pregunta es el mensaje, y Bill es el receptor y le responde a Paige respondiendo la pregunta..

Existen innumerables áreas y formas en las que podrían surgir problemas incluso en este breve intercambio. Si Paige susurra, Bill podría no escucharlo. Tal vez solo escucha una parte y responde a una pregunta que en realidad no se hizo, por lo que Paige está confundida. Tal vez hay ruido de fondo, o la pregunta no está clara. Si Bill está distraído por algo y no le presta atención, podría perder algunas de las palabras y responder de manera inapropiada, o podría perder la pregunta por completo para que el intercambio deba comenzar de nuevo. Si no está mirando a Paige cuando ella le hace la pregunta, extrañará cualquier lenguaje corporal que proporcione un subtexto a la pregunta..

Si Paige envía un correo electrónico o mensaje de texto a Bill, pueden surgir problemas porque Bill no tiene el lenguaje corporal o el tono de voz de Paige para interpretar, lo que podría agregar información al mensaje. La corrección automática podría haber insertado errores en el texto, o un signo de interrogación faltante podría hacer que una pregunta parezca una declaración.

Todos estos son obstáculos para una comunicación efectiva. El grado de efectividad está determinado por la cantidad de mensaje que entiende el receptor.

Decodificando el mensaje

En el libro "Comunicación empresarial", los autores Carol M. Lehman y Debbie D. DuFrene lo exponen de esta manera:

"La tarea del receptor es interpretar el mensaje del remitente, tanto verbal como no verbal, con la menor distorsión posible. El proceso de interpretación del mensaje se conoce como decodificación. Debido a que las palabras y las señales no verbales tienen diferentes significados para diferentes personas, pueden ocurrir innumerables problemas en este punto del proceso de comunicación:

"El remitente codifica de manera inadecuada el mensaje original con palabras que no están presentes en el vocabulario del receptor; ideas ambiguas, no específicas; o señales no verbales que distraen al receptor o contradicen el mensaje verbal.

• El receptor se siente intimidado por la posición o la autoridad del remitente, lo que genera una tensión que impide la concentración efectiva en el mensaje y no solicita la aclaración necesaria..
• El receptor considera que el tema es demasiado aburrido o difícil de entender y no intenta comprender el mensaje..
• El receptor es de mente cerrada y no es receptivo a ideas nuevas y diferentes..

"Con el número infinito de fallas posibles en cada etapa del proceso de comunicación, de hecho es un milagro que ocurra una comunicación efectiva".

Incluso el entorno o el estado emocional del receptor pueden afectar la decodificación del mensaje, por ejemplo, distracciones en la habitación, molestias por parte del receptor o estrés o ansiedad que le permiten al receptor insertar un subtexto que el remitente no pretendió . El conocimiento de los contextos sociales o culturales puede dificultar que el receptor capte señales o responda adecuadamente también. Los contextos relacionales también pueden colorear un mensaje, ya que los mensajes de amigos cercanos podrían recibirse de manera diferente que un mensaje de un supervisor de trabajo.

Importancia de la retroalimentación

Cuando no está claro para el remitente que se ha entendido por parte del receptor, la comunicación continúa, por ejemplo, a través de preguntas de seguimiento de cualquiera de las partes, discusión adicional o el remitente dando ejemplos, reformulando la información u otros medios de Aclaración para poner al emisor y al receptor en la misma llamada "longitud de onda". En una presentación, el remitente puede mostrar gráficos o imágenes para dejar un punto más claro para la audiencia o el lector..

Cuantas más señales y canales tenga el receptor y esté abierto a recibir, a menudo es mejor; por ejemplo, puede ser fácil interpretar mal el tono o el subtexto en un correo electrónico o mensaje de texto, mientras que ese mismo mensaje se vería claramente si el receptor escucha la voz de la persona o habla con ella cara a cara. 

En el libro, "Planificación, implementación y evaluación de programas de comunicación dirigida", los autores Gary W. Selnow y William D. Crano señalan que el lenguaje corporal y el tono no son solo comunicación del lado del remitente: "La retroalimentación en el entorno interpersonal proporciona un cuenta corriente de la recepción de un mensaje por parte del receptor. Las señales obvias, como las preguntas directas, muestran qué tan bien un receptor está procesando la información. Pero los indicadores sutiles también pueden proporcionar información. Por ejemplo, el bostezo de un receptor, el silencio cuando se esperan comentarios o expresiones de el aburrimiento sugiere que las puertas de exposición selectiva pueden estar en funcionamiento ".