10 consejos sobre cómo escribir un correo electrónico mejor y más profesional

A pesar de la popularidad de los mensajes de texto y las redes sociales, el correo electrónico sigue siendo la forma más común de comunicación escrita en el mundo de los negocios, y el abuso más común. Con demasiada frecuencia, los mensajes de correo electrónico se rompen, gruñen y ladran, como si ser conciso significara que tienes que sonar mandón. No tan.

Considere este mensaje de correo electrónico enviado recientemente a todos los miembros del personal en un campus universitario grande:

Es hora de renovar sus calcomanías de estacionamiento de la facultad / personal. Se requieren nuevas calcomanías para el 1 de noviembre. Las Reglas y Regulaciones de estacionamiento requieren que todos los vehículos conducidos en el campus deben mostrar la calcomanía actual.

Abofeteando un "¡Hola!" delante de este mensaje no resuelve el problema. Solo agrega un falso aire de humildad.

En cambio, considere qué tan agradable y corto, y probablemente más efectivo, sería el correo electrónico si simplemente agregamos un "por favor" y nos dirigimos directamente al lector:

Por favor renueve sus calcomanías de estacionamiento de la facultad / personal antes del 1 de noviembre.

Por supuesto, si el autor del correo electrónico realmente hubiera tenido en cuenta a los lectores, podrían haber incluido otro dato útil: una pista sobre cómo y dónde renovar las calcomanías. Usando el correo electrónico sobre las calcomanías de estacionamiento como ejemplo, intente incorporar estos consejos en su propia escritura para obtener correos electrónicos mejores, más claros y más efectivos:

1. Siempre complete la línea de asunto con un tema que signifique algo para su lector. No "Calcomanías" o "¡Importante!" pero "Fecha límite para nuevas calcomanías de estacionamiento".
2. Pon tu punto principal en la oración inicial. La mayoría de los lectores no se quedarán para un final sorpresa.
3. Nunca comience un mensaje con un vago "Esto" -como en "Esto debe hacerse antes de las 5:00". Siempre especifique de qué está escribiendo.
4. No uses TODAS LAS CAPITALES (¡sin gritos!), Ni todas las letras minúsculas (a menos que seas el poeta E. E. Cummings).
5. Como regla general, PLZ evite el texto (abreviaturas y acrónimos): puede ser ROFLOL (rodando en el piso riendo a carcajadas), pero su lector puede quedarse preguntándose WUWT (qué pasa con eso).
6. Ser breve y Cortés. Si su mensaje dura más de dos o tres párrafos cortos, considere (a) reducir el mensaje o (b) proporcionar un archivo adjunto. Pero en cualquier caso, no rompa, gruñe ni ladre..
7. Recuerde decir "por favor" y "gracias". Y lo digo en serio. Por ejemplo, "Gracias por entender por qué se han eliminado los descansos de la tarde" es inquietante y mezquino. Sus no Cortés.
8. Agregue un bloque de firma con la información de contacto adecuada (en la mayoría de los casos, su nombre, dirección comercial y número de teléfono, junto con un descargo de responsabilidad legal si así lo requiere su empresa). Vos si necesitar para abarrotar el bloque de firma con una cita inteligente y obras de arte? Probablemente no.
9. Edite y corrija antes de presionar "enviar". Puede pensar que está demasiado ocupado para sudar las cosas pequeñas, pero desafortunadamente, su lector puede pensar que es un imbécil descuidado.
10. Finalmente, responda rápidamente a mensajes serios. Si necesita más de 24 horas para recopilar información o tomar una decisión, envíe una breve respuesta explicando el retraso.