¿Qué son los informes comerciales y técnicos?

Un informe es un documento que presenta información en un formato organizado para una audiencia y un propósito específicos. Aunque los resúmenes de los informes pueden entregarse oralmente, los informes completos casi siempre se presentan en forma de documentos escritos..

En "Informes empresariales contemporáneos"Kuiper y Clippinger definen los informes comerciales como "presentaciones objetivas y organizadas de observaciones, experiencias o hechos utilizados en el proceso de toma de decisiones".

Sharma y Mohan definen un informe técnicocomo "una declaración escrita de los hechos de una situación, proyecto, proceso o prueba; cómo se determinaron estos hechos; su importancia; las conclusiones que se han sacado de ellos; y [en algunos casos] las recomendaciones que se están haciendo" en "Correspondencia de negocios y redacción de informes".

Los tipos de informes incluyen notas, minutos, informes de laboratorio, informes de libros, informes de progreso, informes de justificación, informes de cumplimiento, informes anuales y políticas y procedimientos..

Observaciones

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke y Mary John O'Hair, "Comunicación empresarial: un marco para el éxito"

"Los informes pueden cumplir cuatro funciones diferentes, y algunas veces relacionadas, se pueden usar como controles para garantizar que todos los departamentos funcionen correctamente, proporcionar información, proporcionar un análisis y persuadir a otros para que actúen".

Características de los informes efectivos

Shirley Kuiper y Dorinda Clippinger, "Informes comerciales contemporáneos"

"El lector entiende que los informes efectivos son los que el escritor pretendía, e influyen en el lector para que actúe como el escritor lo desea. Es más probable que se logren los objetivos del escritor si se corresponden con las necesidades y objetivos del lector. Un informe eficaz es empático, preciso, completo, conciso y claro. Sobre todo, un informe eficaz presenta información de forma ética ".

Warren Buffet sobre comunicarse con una audiencia

Warren Buffet, Prólogo de "Un manual en inglés sencillo"

"Un consejo poco original pero útil: escribir con una persona específica en mente. Al escribir el informe anual de Berkshire Hathaway, pretendo estar hablando con mis hermanas. No tengo problemas para imaginarlas: aunque son muy inteligentes, no son expertos en contabilidad o finanzas. Entenderán inglés simple, pero la jerga puede confundirlos. Mi objetivo es simplemente darles la información que desearía que me proporcionaran si nuestras posiciones se invirtieran. Para tener éxito, no necesito ser Shakespeare; debo , sin embargo, tengo un sincero deseo de informar ".

Reportes largos y cortos

John M. Lannon, "Comunicación técnica"

"En el mundo profesional, los tomadores de decisiones se basan en dos tipos generales de informes: algunos informes se centran principalmente en información ('lo que estamos haciendo ahora, "lo que hicimos el mes pasado", lo que encontró nuestra encuesta de clientes, "lo que sucedió en la reunión del departamento"). Pero más allá de simplemente proporcionar información, muchos informes también incluyen análisis ('qué significa esta información para nosotros, "qué cursos de acción deberían considerarse," qué recomendamos y por qué').

"Por cada informe largo (formal), innumerables informes cortos (informales) conducen a decisiones informadas sobre asuntos tan diversos como las sillas de oficina más cómodas para comprar al mejor recluta para contratar para la capacitación administrativa. A diferencia de los informes largos, la mayoría de los informes cortos no requieren planificación extendida, se preparan rápidamente, contienen poca o ninguna información de fondo, y no tienen contenido frontal o final (página de título, tabla de contenido, glosario, etc.) Pero a pesar de su concisión, los informes breves proporcionan la información y el análisis que los lectores necesitan ".

Fuentes

Kuiper, Shirley. "Informes comerciales contemporáneos". Dorinda Clippinger, 5ta edición, Cengage Learning, 6 de febrero de 2012.